不参加のメール例文10選！社内・社外で使える丁寧な断り方

2025年7月14日 2025年7月14日

takao

会議やイベント、飲み会など、ビジネスやプライベートで不参加の連絡をメールでする際、「どう書けば失礼にならないだろうか？」と悩んだ経験はありませんか？

日本のコミュニケーションにおいて「断り」は、相手への敬意を示し、良好な関係を維持するための重要なスキルです。断り方を一つ間違えると、相手に不快な思いをさせてしまい、今後の関係に影響を与えかねません。

この記事では、今すぐコピペして使える不参加メールの例文をシーン別に紹介するとともに、失礼にならないための基本マナーと丁寧な言葉選びのコツを徹底解説します。

【シーン別】不参加メール例文集
【保存版】失礼にならない不参加メールの基本構成

【シーン別】不参加メール例文集

まずは、さまざまな状況で使える不参加メールのテンプレートをご紹介します。ご自身の状況に合わせて修正してご活用ください。

1. 取引先からの会議・打ち合わせを断る場合

件名： Re: 〇月〇日の打ち合わせ日程のご連絡【株式会社〇〇鈴木】

本文： 株式会社〇〇営業部〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社〇〇の鈴木です。

この度は、〇月〇日の打ち合わせにお招きいただき、誠にありがとうございます。

せっかくお誘いいただいたところ大変恐縮なのですが、当日はあいにく別の重要な予定が入っており、貴社へお伺いすることができません。

ご期待に添えず、誠に申し訳ございません。

もし可能でしたら、別の日程で調整させていただけますと幸いです。つきましては、以下の日程でしたら調整可能ですが、〇〇様のご都合はいかがでしょうか。

・〇月〇日（〇）〇〇時～〇〇時・〇月〇日（〇）〇〇時～〇〇時

お忙しいところ恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。

【ポイント】

感謝の気持ちを伝える
代替案を提示し、前向きな姿勢を示す
件名は「Re:」で返信し、誰からの何のメールか分かりやすくする

2. 取引先からのイベント・会食を断る場合

件名： 〇〇（イベント名）への出欠のご連絡【株式会社〇〇鈴木】

本文： 株式会社〇〇〇〇様

平素より大変お世話になっております。株式会社〇〇の鈴木です。

この度は、貴社主催の〇〇（イベント名）にご招待いただき、誠にありがとうございます。

ぜひ参加したいと考えておりましたが、あいにく先約がございまして、今回は不参加とさせていただきます。お誘いいただきましたのに、大変申し訳ございません。

当日のイベントの盛会を心よりお祈り申し上げます。またの機会がございましたら、ぜひお声がけいただけますと幸いです。

【ポイント】

「不参加」という言葉を使い、丁寧に参加しない意思を伝える
イベントの成功を祈る一文を加え、相手への配慮を示す

3. 営業・提案を断る場合

件名： 「〇〇」のご提案について【株式会社〇〇鈴木】

本文： 株式会社〇〇〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社〇〇の鈴木です。

先日は、「〇〇」に関するご提案をいただき、誠にありがとうございました。持ち帰りまして社内で慎重に検討を重ねましたが、誠に恐縮ながら、今回は見送らせていただくことになりました。

ご期待に添えず大変申し訳ございませんが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

末筆ではございますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

【ポイント】

提案内容自体ではなく「今回は」という点を強調し、将来の可能性を残す
理由は「社内で検討した結果」など、内部要因とすることで角が立たない

4.社内会議を欠席する場合

件名： 【欠席のご連絡】〇月〇日（〇）〇〇会議（〇〇部鈴木）

本文： 〇〇部長

お疲れ様です。〇〇部の鈴木です。

〇月〇日（〇）〇〇時からの〇〇会議ですが、急なクライアント対応が入ってしまったため、大変申し訳ありませんが欠席させていただきます。

後日、議事録を拝見し、内容をキャッチアップいたします。ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

【ポイント】

社内向けでも「申し訳ない」という気持ちを伝える
欠席中のフォロー（議事録確認など）を申し出て、意欲を示す

5. 会社の飲み会を断る場合（上司・先輩へ）

件名： Re: 〇月〇日の懇親会について（〇〇部鈴木）

本文： 〇〇部長

お疲れ様です。〇〇部の鈴木です。

懇親会のご連絡、ありがとうございます！せっかくお誘いいただいたのですが、あいにく所用があり、今回は欠席させていただきます。

皆様にもよろしくお伝えください。また次の機会にぜひ参加させてください！

【ポイント】

理由は「所用のため」など、簡潔で差し障りのないものにする
「また誘ってください」という一言で、人間関係を円滑にする

6. 採用・内定を辞退する場合

件名： 選考辞退のご連絡【氏名】

本文： 〇〇株式会社人事部〇〇様

お世話になっております。〇月〇日に内定のご連絡をいただきました、〇〇〇〇（氏名）です。

この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。このような光栄な機会をいただきながら大変恐縮なのですが、慎重に検討を重ねた結果、今回の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

貴社には大変ご迷惑をおかけいたしますこと、心よりお詫び申し上げます。何卒ご容容くださいますようお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

【ポイント】

感謝と謝罪を最大限丁寧に伝える
辞退理由は、もし伝える場合は「他社とのご縁があり」など、正直かつ簡潔に

7. 結婚式への不参加を伝える場合

件名： Re: 結婚式のご招待の件

本文： 〇〇さん

ご結婚おめでとうございます！素敵な招待状をありがとう。

せっかくお招きいただいたのに本当に申し訳ないのですが、当日はやむを得ない事情があり、残念ながら欠席させていただきます。

お二人の晴れ姿を拝見できず残念ですが、素晴らしい式になるよう心から願っています。ささやかですが、お祝いの気持ちを贈らせていただきます。

また改めてお祝いさせてね。末永くお幸せに！

【ポイント】

お祝いの気持ちを最初に伝える
理由は「やむを得ない事情」など、曖昧な表現でOK
電話や返信はがきで伝えるのが正式だが、メールで一報入れる場合も丁寧さを心がける

【保存版】失礼にならない不参加メールの基本構成

丁寧な不参加メールは、以下の5つの要素で構成されています。この型を覚えれば、どんな状況でも応用できます。

感謝の言葉： まずは招待や提案に対する感謝を伝えます。「この度は、〜にご招待いただき誠にありがとうございます。」
断りの表明： クッション言葉を使い、不参加の意思を明確に伝えます。「大変申し訳ございませんが、今回は〜させていただきます。」
理由： 相手が納得できる、簡潔な理由を述べます。「あいにく先約がございまして、」「所用のため」など。
謝罪の言葉： 期待に応えられなかったことへのお詫びを伝えます。「ご期待に添えず申し訳ございません。」
結びの言葉： 相手への配慮や、今後の関係維持を願う言葉で締めます。「またの機会がございましたら、ぜひお声がけください。」「〇〇の御盛会を心よりお祈り申し上げます。」

衝撃を和らげる「クッション言葉」

断りの本題に入る前に添えることで、表現を柔らかくし、相手の心理的負担を軽減します。

クッション言葉	用途・ニュアンス
誠に恐縮ですが	非常に丁寧で、謙遜の意を強く表したいときに最適。
大変申し訳ございませんが	最も一般的で、フォーマルな場面で幅広く使える。
せっかくですが	相手の厚意や労力を無駄にしてしまう心苦しさを表現。招待を断る際によく使う。
あいにくですが	「残念ながら」というニュアンスで、自分の力ではどうにもならない状況を示唆。

状況別・断りの定型句

「断る」という行為も、状況によって使うべき言葉が異なります。適切な言葉を選びましょう。

状況	推奨フレーズ	ニュアンス
会議・社内イベント	欠席させていただきます	「その場に居合わせません」という事実を丁寧に伝える。
社外イベント・パーティー	不参加とさせていただきます	「参加しません」という意思を、よりフォーマルに伝える。
役職・内定	辞退させていただきます	与えられた機会や名誉に対し、敬意を払いつつ身を引く謙譲表現。
ビジネス提案・購入	見送らせていただきます	「今回は見合わせます」というビジネス上の標準的な断り文句。