【断る時の言い方】シーン別・丁寧な日本語表現と使い方のコツ

頼まれごとをされたけど引き受けられない…。そんなとき、どう断れば角が立たないのか迷いますよね。

無理にOKして後で後悔したり、きつい言い方になって相手を傷つけてしまったり…。

この記事では、相手との関係を壊さずに、感じよく断るための言い方やコツを、わかりやすく紹介します。

1.日本語における「上手な断り方」の重要性

人間関係を円滑に保つためには、相手を傷つけずに断るスキルが欠かせません。

とくに日本語では、相手への配慮や敬意を重んじる文化的背景があるため、「ただ断る」だけでは済まされないこともあります。

この記事では、「断る時の言い方」に悩む方に向けて、基本的な語彙の使い分けから、ビジネス・プライベートそれぞれのシチュエーションに合わせた丁寧なフレーズ、さらに日本独自のコミュニケーション文化まで、わかりやすく解説します。

2.「断り方」に関する日本語表現とニュアンスの違い

主な表現と違い一覧

言葉	意味	丁寧さ	使用場面	例文
断る	拒否を直接伝える	中	口頭でのややカジュアルな場面	「今回は断るね」
辞退する	丁重にお断りする	高	招待・役職・提案などの正式な辞退	「辞退させていただきます」
お断りする	丁寧な「断る」	中～高	目上の人やビジネスメール	「申し訳ありませんが、お断りいたします」
ご遠慮する	控えめな断り	高	柔らかく断りたい時	「今回はご遠慮させていただきます」
いたしかねます	丁寧にできないと伝える	高	ビジネス提案や依頼の拒否	「お引き受けいたしかねます」

ポイント：「断る」は最も基本的な言い方ですが、相手や場面に合わせて表現を柔らかくすることが大切です。

3. 丁寧な断る時の言い方マナー

① まずは感謝の気持ちを伝える

例：「お声がけいただき、ありがとうございます。」

断る前に一言感謝を添えることで、相手の厚意を無視しない姿勢を示せます。

② クッション言葉で和らげる

例：「申し訳ありませんが」「あいにくですが」「恐れ入りますが」

本題の前に挟むことで、断りの印象をやわらげます。

③ 必要なら理由を簡潔に伝える

例：「都合がつかず…」「スケジュールの都合で…」

言い訳ではなく、「やむを得ない事情」であることを示しましょう。

④ 代替案や今後への前向きな言葉を添える

例：「また機会があればぜひ」「次回ご一緒できたら嬉しいです」

断って終わりではなく、次に繋がる印象を残すのがコツです。

4.【シーン別】断る時の丁寧な言い方と例文まとめ

■ 友達や知人の誘いを断るとき

カジュアルな言い方

• 「ごめん、その日は予定があって…また今度誘って！」
• 「ありがとう、でもちょっと無理かも。またタイミング合えば！」

やや丁寧に伝えるなら

• 「せっかく誘ってくれたのに申し訳ないけど、その日は都合がつかなくて…」

■ 上司やお客様からの誘い・依頼を断るとき

ビジネス的な表現

• 「恐れ入りますが、スケジュールの都合により、今回はご辞退申し上げます」
• 「誠に恐縮ですが、その件につきましてはお受けいたしかねます」
• 「せっかくのご提案ではございますが、今回は見送らせていただきます」

ポイント：「いたしかねます」「ご辞退申し上げます」など、敬語表現を正しく使いましょう。

■ 贈り物や申し出を丁寧に断るとき

• 「ありがたいお気持ちですが、今回は辞退させていただきます」
• 「ご厚意、感謝いたします。ただ、お気持ちだけ頂戴いたします」

相手の気持ちに敬意を示しつつ、やんわり断るのが大切です。

5. 日本語の「遠回しな断り方」のテクニック

日本では「はっきり断る」のが必ずしも好ましくない文化があります。

よく使われる曖昧表現

• 「ちょっと難しいですね…」
• 「検討させていただきます」
• 「前向きに考えたいのですが…」

これらは実質的には断りの意図を含む表現で、「相手の顔を立てる」ために使われます。

6. ビジネスメールでの断り方のコツと例文

基本構成：

1. 感謝の表現
2. 丁寧な断り
3. 簡潔な理由
4. 今後への前向きな言葉

例文：

件名：○○のご提案について

○○様

この度はご提案をいただき、誠にありがとうございました。

誠に恐れ入りますが、社内で慎重に検討させていただいた結果、今回は見送らせていただく運びとなりました。

また機会がございましたら、ぜひよろしくお願い申し上げます。

敬具

7. フォーマル vs カジュアル｜断り方の違いを整理

特徴	フォーマル	カジュアル
言葉遣い	敬語（尊敬語・謙譲語）	親しみやすい日常会話
トーン	間接的・丁寧・敬意重視	率直・軽めのノリ
アプローチ	丁寧な感謝＋理由＋断り＋今後への期待	短く理由を添えて気軽に断る
例	「大変恐縮ですが、今回は辞退させていただきます」	「ごめん、行けそうにない〜」

8. 非言語コミュニケーションにも気を配る

日本では、「声のトーン」「表情」「間の取り方」など、言葉以外の要素も断り方に影響します。

• 柔らかい表情・口調で伝える
• 申し訳なさそうな態度を示す
• 言葉数を増やすよりも、誠意を感じさせる姿勢を重視

特に対面でのやりとりでは、こうした非言語の要素が相手の印象を左右します。

まとめ：丁寧に断れる人が信頼される時代へ

「断る＝悪いこと」と思われがちですが、誠実に伝えることで逆に信頼を深めることも可能です。

上手に断るポイントをおさらい：

• 感謝の言葉を忘れずに
• クッション言葉で柔らかく
• 理由は簡潔に、相手を責めず
• 可能であれば代替案を提示
• 相手との関係性に応じて言葉を選ぶ

ビジネスでもプライベートでも使える丁寧な断り方を身につけて、ストレスの少ない人間関係を築きましょう！